Quando nos envolvemos em um grande projeto, é muito importante termos o registro de todas as partes do processo criativo.
Mais do que um registro, é um jeito de formalizar os processos e ter uma estimativa do que será necessário em projetos futuros.
A criação de planilhas de custo de um projeto, além de organizar, verificando possíveis economias, serve como prestação de contas e documentação para a realização de outros projeto, auxiliando na hora de orçar um novo trabalho, justificando gastos.
No entanto, podemos estender esta ideia para inúmeras áreas de trabalho.
Primeiro, devemos fazer um estudo dos aspectos envolvido na realização de um projeto. Em alguns casos teremos as horas de trabalho dedicado por cada profissional, quantidade de produtos que foram utilizados, os próprios valores investidos, etc.
Na construção de um site na internet, por exemplo, podemos colocar na planilha:
- Tempo de planejamento.
- Tempo de criação do wireframe.
- Tempo da criação do design.
- Tempo do recorte.
- Tempo de implementação com o banco de dados.
A visão geral de cada um desses processos nos faz aprender que, se quisermos depois de um tempo, desenvolver um site em um período menor, precisaremos de mais profissionais, ou mesmo, em caso de perda de um profissional, que este prazo será maior.
A visualização dessas informações pode ser dada de formas diferentes, produzindo, perspectivas diferentes. Por exemplo, a partir de uma planilha de controle de estoque, podemos verificar quantas peças são utilizadas por mês em determinada setor de uma construção. Com isso, na hora de realizarmos uma reposição, não precisaremos comprar nem mais nem menos, pois já teremos uma noção de quanto será gasto naquele período.
Caso exista uma demanda maior, podemos realizar uma estimativa com base dos números que já foram catalogados.
A criação de um histórico com planilhas de vários períodos nos ajuda a entender cada parte do processo de cada projeto.
O interessante disso tudo, é que em muitos casos, essas informações podem ser cruzadas, como por exemplo, o número de estoque de produtos, com o tempo necessário para que sejam criadas determinado produto. Temos então o custo mais o tempo.
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As vantagens da realização desse tipo de controle, por mais simples que seja este processo de criação, é fundamental para a gerência de pequenos e grandes negócios, pois além de permitir que você entenda melhor o que você faz, auxilia na hora de valorizar o que foi feito.
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